県は９日、議事録などの記録を残す会議の区分や記録内容を定めた基準を決め、県庁各課や現地機関に通知した。意思決定の過程や事務事業の実績を後から検証できるようにする狙い。９月以降に開かれる会議に適用し、開催からおおむね１カ月以内に作成する。
外部委員の入る審議会では従来から議事録を作成しているが、それ以外の内部会議は会議記録の作成を明確に定めた基準がなかった。基準では、県の行政処分や危機管理事案を調査・検討する指定管理者審査委員会、国民保護協議会などの審議会や、入札参加資格委員会、事故検証委員会といった要綱などに基づく内部会議、大災害など歴史的な緊急事態への対応で政策の決定や了解を行う災害対策本部などの会議では発言者名や発言内容を詳細に記録した議事録を作成すべきだと整理。その他の審議会や県の事務事業の適正な執行に関する内部会議でも、発言者名と発言概要を記した議事要旨を作ることを明記した。
国は東日本大震災に関連する会議で議事録が作成されていなかった問題を受け、６月に公文書管理法に基づく指針を改定し、歴史的緊急事態に関する会議での議事録作成を国行政機関に義務付けた。県は乗員３人が死亡した２００９年の県防災ヘリ墜落事故の直後に設置した検証委員会で非公開とした４回目までの議事録を作成していなかった反省も踏まえ、国指針に沿って会議記録の作成をルール化した。県法務・情報公開課によると、こうした体系的な作成基準を定めた都道府県は青森、熊本に次いで３県目。
本記事では，岐阜県における内部会議の議事録作成基準の策定方針を紹介．2009年10月23日付の本備忘録に記録し，細々と観察を続けている「自治体内会議体」の観点からは，興味深い取組．現在のところ，本記事で紹介されている「基準」は，同県HPでは確認ができない模様．残念．また，本記事末文で紹介されている「体系的な作成基準を定めた」「青森，熊本」の両県の記録も，（下名の確認の仕方が悪いのでしょうか）両県HPでは確認できず．こちらも残念．
本記事を拝読させて頂くと，同基準では，「指定管理者審査委員会，国民保護協議会などの審議会」，「入札参加資格委員会，事故検証委員会」という，いわゆる「自治体行政内規」*1である「要綱など」に基づき開催される「内部会議」，「大災害など歴史的な緊急事態への対応で政策の決定や了解を行う災害対策本部などの会議」では，「発言者名や発言内容を詳細に記録した議事録を作成」すること．また，「その他の審議会や県の事務事業の適正な執行に関する内部会議」では，「発言者名と発言概要を記した議事要旨」を策定する方針である，という．いわば，会議録（会議要旨）という「文書を作成する義務」*2を規定された同基準．会議体の性格により，策定される会議の記録が会議録と会議要録と予め峻別されている模様．これらの会議体毎での記録としての文書策定の区分の考え方は，要確認．
*1:兼子仁『変革期の地方自治法』（岩波書店，2012年）90頁
*2:宇賀克也『行政法概説穵第４版』（有斐閣，2011）181頁
